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Fattura elettronica scartata o rifiutata: che fare?

Una volta effettuato l’invio del file XML al Sistema d’interscambio può accadere che il tutto non vada a buon fine e si verifichi lo scarto o il rifiuto della fattura.

Dev’essere subito chiarito che si tratta di due ipotesi diverse.

L’eventuale scarto della fattura avviene ad opera del SDI e quindi questa non viene nemmeno recapitata al cliente. È un aspetto da non sottovalutare in quanto, ai sensi dell’Art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/1972, la fattura si ha per emessa “all’ atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Questo implica che, in assenza di alcuna ulteriore azione da parte del cedente/prestatore, la fattura scartata si considera non emessa.

Si tratta di una casistica inerente sia le fatture verso i privati che quelle emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Per quanto riguarda invece il rifiuto della fattura, questo può verificarsi solo per le Pubbliche Amministrazioni che, una volta ricevuta la fattura, possono rifiutarla entro determinati termini.

Fattura scartata dal SDI

Quando la fattura viene ricevuta dal SDI, il sistema effettua una serie di controlli e, se uno o più di questi non vengono superati,  non procede a recapitarla al destinatario ma invia una Notifica di Scarto al soggetto trasmittente.

I controlli del SDI mirano a verificare i seguenti aspetti:[1]

  • nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
  • dimensioni del file;
  • integrità del  documento e autenticità del certificato di firma se  firmato  con  le  tecnologie  ammesse dalle Specifiche Tecniche;
  • conformità del formato fattura;
  • coerenza e validità del contenuto della fattura;
  • unicità della fattura;
  • recapitabilità della fattura.

Tra i casi più comuni di errori riscontrati vi sono, ad esempio, quelli riguardanti il codice destinatario del cliente, i Codice Fiscali o le partite IVA riportati nella fattura, la presenza di fatture duplicate, il certificato di firma non valida.

In particolare, si precisa che la verifica dell’autenticità della firma riguarda tutte le fatture verso la P.A. per le quali è obbligatoria. Per le fatture nei confronti dei privati invece, essendo l’apposizione della firma elettronica qualificata solo facoltativa, il controllo riguarda solo le eventuali fatture firmate.

Nel caso di esito negativo, il SDI, entro massimo cinque giorni, invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente nella quale, in base alla tipologia di errore riscontrato, è riportato uno specifico Codice Errore[2].

Esempi di codici errore: Partita IVA o Codice Fiscale del cliente non validi

Come già precisato, se viene restituita una ricevuta di scarto, la fattura si considera non emessa.

A questo punto che fare?

Il documento scartato potrà essere riemesso con stesso numero e stessa data correggendo gli errori segnalati tramite il codice errore riportato nella ricevuta di scarto.  La nuova fattura non costituirà una fattura duplicata per il SDI.

La verifica dell’unicità delle fatture, infatti, prevede il confronto tra:

  • identificativo del cedente/prestatore,
  • anno
  • numero

della fattura con quelle già trasmesse, ma con riferimento alle sole fatture per le quali non sia stata inviata in precedenza una ricevuta di scarto.[3]

Con riferimento ai termini per la riemissione, non vi sono chiarimenti puntuali nelle Specifiche Tecniche sulla fattura elettronica o da parte dell’Agenzia delle Entrate.[4]

In ogni caso può ritenersi che, se lo scarto implica l’inesistenza della prima fattura per il SDI, la nuova dovrà, a questo punto come se fosse la prima, tener conto delle norme generali inerenti i termini di emissione e, in particolare, quelle appena introdotte per le fatture elettroniche.

Per il primo semestre del 2019 la trasmissione dei documenti con data corrispondente a quella del momento impositivo potrà avvenire, senza alcuna sanzione, entro il termine per la liquidazione periodica del mese/trimestre di competenza. Si applicheranno invece sanzioni ridotte dell’80% nel caso di trasmissione entro la liquidazione successiva.[5]

A partire dal 1 luglio 2019, con le modifiche apportate all’Art. 21 del D.P.R. 633/1972[6], la fattura dovrà essere emessa entro dieci giorni dall’effettuazione dell’operazione indicando la data in cui questa si è verificata oltre alla data di emissione della fattura.

Fattura rifiutata dalla PA

Nel caso in cui il cliente sia una Pubblica Amministrazione, per ciascun documento correttamente recapitato è ammesso l’invio, da parte della P.A., di una “Notifica di esito committente” di accettazione o rifiuto.

Alla P.A. è data dunque la facoltà di  non accettare la fattura e di comunicarlo tramite il SDI. Ciò può avvenire entro quindici i giorni dalla data di consegna, trascorsi i quali, il SDI trasmette ad entrambe le parti (trasmittente e ricevente) una Notifica di decorrenza termini.

In tal modo il SDI comunica il buon fine del processo di ricezione e inoltro da parte del sistema relativamente a quella fattura.

La conseguenza è che l’eventuale successivo inoltro della stessa fattura comporta lo scarto in quanto, come vedremo a breve, in assenza di notifiche di rifiuto, costituisce un duplicato.

È chiaro che tutto ciò non impedisce alle parti di verificare l’esattezza della fattura ed eventualmente correggerla anche successivamente alla decorrenza dei termini di rifiuto per il SDI.

Non vi è infatti nessun obbligo per la P.A. di rendere noto al fornitore l’esito o, nel caso in cui decida di farlo, di avvalersi del SDI  e non di altri canali (pec, mail, telefono).

In ogni caso, qualora il rifiuto venga comunicato tramite il SDI, il sistema provvede a notificarlo al soggetto trasmittente.

A questo punto il soggetto emittente può adottare diverse strade.

In primo luogo, è possibile riemettere la medesima fattura (stesso numero e data) apportando le correzioni, anche in base a quanto segnalato dalla P.A. nella ricevuta di scarto.

Questa  è la strada preferita dagli enti quando non hanno ancora contabilizzato la fattura rifiutata.

Dev’essere infatti precisato che il nuovo documento non sarà scartato dal SDI in quanto duplicato perché, in base alle Specifiche Tecniche, il controllo di unicità della fattura del SDI riguarda fatture già  trasmesse e per le quali non sia stata inviata una Notifica di scarto, come già precisato sopra, oppure una Notifica di Rifiuto da parte del committente Pubblica Amministrazione.[7]

È inoltre possibile, ma non obbligatorio, procedere all’emissione di Nota di credito e riemissione della fattura corretta.

In genere la PA richiede di adottare questa procedura nel caso in cui la fattura sia stata già contabilizzata e solo dopo si sia proceduto alla verifica di correttezza del documento.


[1] V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A – Specifiche Tecniche Versione 1.4.1., Par 1.6 e Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6, Par.5.1;

[2] V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A- Specifiche Tecniche Versione 1.4.1. – Appendice  1 Elenco dei codici errore;

[3] Ovvero, nel caso di cliente Pubblica Amministrazione, una Notifica di Rifiuto. V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A – Specifiche Tecniche Vers.1.4.1. e Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6

[4] L’unica precisazione inserita all’interno del Provv. 89757 del 30.04.2018, riguarda il caso in cui, prima dell’emissione e notifica della ricevuta di scarto da parte del SDI, sia stata già registrata la fattura: in tal caso sarà sufficiente regolarizzare contabilmente tramite una variazione valida ai soli fini “interni” senza necessità di invio di una nota di credito al SDI.

[5] Per i contribuenti che effettuano la liquidazione periodica con cadenza mensile le disposizioni si applicano fino al 30 settembre 2019, Art.10 c.1, D.L. 119/2018;

[6] Art.11 D.L. 119/2018;

[7] Allegato B al DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6, Par.5.1.

Comments 6

  1. LA FATTURA VIENE RIFIUTATA E NON ACCETTATA, HO PROVATO IN TUTTE LE MANIERE, MA IL SISTEMA
    NON LA ACCETTA, RESTA PERO’ IL BUCO, CON COSA LO RIEMPIO, SONO ANDATO AVANTI CON LA
    NUMERAZIONE. POSSO LASCIARE COSI’ ED IL CLIENTE HA PRESO LA MERCE E LA HA ANCHE PAGATA.
    CHE FARE QUINDI , ROMANO CALZI MITEX TEL 02 20404149 MILANO

    1. Post
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      Da quanto riportato nel commento, pare si tratti di una fattura nei confronti di privati e dunque può essere solo scartata dal sistema non rifiutata. In tal caso la ricevuta di scarto contiene la motivazione dalla quale è possibile evincere le correzioni da apportare alla fattura perché non venga scartata.
      E’ necessario fare queste verifiche perché se la merce è stata consegnata (e pagata), si è sicuramente verificato il momento impositivo ed è obbligatorio emettere la fattura, se non lo si fa si tratta di fatturazione omessa.

  2. Buongiorno e grazie in anticipo per una eventuale risposta.
    Come operatore di un’Ente della PA abbiamo cambiato il Codice Univoco IPA nel mese di marzo per cambio sistema da contabilità speciale a contabilità ordinaria.
    Una Ditta, alla quale nel frattempo è stato comunicato il nuovo codice, ha emesso 4 fatture con il vecchio codice. A noi non sono state recapitate e, presumiamo siano state scartate dalla SdI. La Ditta ci sollecita il pagamento, noi non le abbiamo ricevute (nonostante abbiamo informato della problematica la stessa Ditta).
    Presumiamo di contattare la SdI per risolvere il problema.
    Se c’è un’alternativa, cosa ci consiglia di fare?

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      Salve,

      la prima cosa da fare sarebbe verificare se effettivamente la fattura è stata scartata o meno.
      Se è stata scartata non esiste e dunque può essere riemessa correttamente a questo punto con il nuovo codice.
      Se non è stata scartata il fornitore potrà esibire la ricevuta di avvenuta consegna e decorrenza termini (visto che non avete avuto modo di accettarla, altrimenti ci sarebbe quella di accettazione) ma, considerato che il codice univoco non era più esistente, a nostro parere potrebbe avere una ricevuta di “impossibilità di recapito”.
      Se così fosse, vi consigliamo di consultare la Circolare MEF del 31.03.2014 nella quale, al paragrafo 5, vengono fornite le istruzioni su cosa è possibile fare nei casi di impossibilità di recapito della fattura alla PA. In sostanza, nel caso in cui la fattura sia correttamente pervenuta al SDI ma non sia possibile l’inoltro all’amministrazione committente, il fornitore può inoltrare la fattura insieme alla ricevuta di impossibilità di recapito (per dimostrare il corretto invio della fattura elettronica) tramite altri canali diversi dal SDI, quali, ad esempio, la PEC.

  3. Buongiorno,
    Lavoro presso un comune e le chiedo un parere.
    Per una fattura elettronica di importo superiore a quello concordato l’ufficio competente ha rifiutato la fattura
    È corretto o andava richiesta la nota di accredito? Il soggetto (fornitore) come deve procedere ora?
    Si è lamentato che ora la fattura è comunque registrata presso l’agenzia delle entrate in quanto non scartata dal Interscambio (ovviamente non scartata)
    Grazie infinite
    Simona D.

    1. Post
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      Salve,

      per le fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione il rifiuto della fattura equivale allo scarto da parte del SDI, dunque la fattura rifiutata dalla PA in sostanza non esiste.
      Questo è confermato anche dal fatto che il fornitore potrà riemettere la fattura con lo stesso numero e data apportando le altre correzioni necessarie (in questo caso l’importo) senza che il SDI la scarti perché ne esiste un’altra con stesso numero.

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