Fattura elettronica scartata o rifiutata: che fare?

Una volta effettuato l’invio del file XML al Sistema d’interscambio può accadere che il tutto non vada a buon fine e si verifichi lo scarto o il rifiuto della fattura.

Dev’essere subito chiarito che si tratta di due ipotesi diverse.

L’eventuale scarto della fattura avviene ad opera del SDI e quindi questa non viene nemmeno recapitata al cliente. È un aspetto da non sottovalutare in quanto, ai sensi dell’Art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/1972, la fattura si ha per emessa “all’ atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Questo implica che, in assenza di alcuna ulteriore azione da parte del cedente/prestatore, la fattura scartata si considera non emessa.

Si tratta di una casistica inerente sia le fatture verso i privati che quelle emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Per quanto riguarda invece il rifiuto della fattura, questo può verificarsi solo per le Pubbliche Amministrazioni che, una volta ricevuta la fattura, possono rifiutarla entro determinati termini.

Fattura scartata dal SDI

Quando la fattura viene ricevuta dal SDI, il sistema effettua una serie di controlli e, se uno o più di questi non vengono superati,  non procede a recapitarla al destinatario ma invia una Notifica di Scarto al soggetto trasmittente.

I controlli del SDI mirano a verificare i seguenti aspetti:[1]

• nomenclatura ed unicità del file trasmesso;
• dimensioni del file;
• integrità del  documento e autenticità del certificato di firma se  firmato  con  le  tecnologie  ammesse dalle Specifiche Tecniche;
• conformità del formato fattura;
• coerenza e validità del contenuto della fattura;
• unicità della fattura;
• recapitabilità della fattura.

Tra i casi più comuni di errori riscontrati vi sono, ad esempio, quelli riguardanti il codice destinatario del cliente, i Codice Fiscali o le partite IVA riportati nella fattura, la presenza di fatture duplicate, il certificato di firma non valida.

In particolare, si precisa che la verifica dell’autenticità della firma riguarda tutte le fatture verso la P.A. per le quali è obbligatoria. Per le fatture nei confronti dei privati invece, essendo l’apposizione della firma elettronica qualificata solo facoltativa, il controllo riguarda solo le eventuali fatture firmate.

Nel caso di esito negativo, il SDI, entro massimo cinque giorni, invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente nella quale, in base alla tipologia di errore riscontrato, è riportato uno specifico Codice Errore[2].

Come già precisato, se viene restituita una ricevuta di scarto, la fattura si considera non emessa.

A questo punto che fare?

Il documento scartato potrà essere riemesso con stesso numero e stessa data correggendo gli errori segnalati tramite il codice errore riportato nella ricevuta di scarto.  La nuova fattura non costituirà una fattura duplicata per il SDI.

La verifica dell’unicità delle fatture, infatti, prevede il confronto tra:

• identificativo del cedente/prestatore,
• anno
• numero

della fattura con quelle già trasmesse, ma con riferimento alle sole fatture per le quali non sia stata inviata in precedenza una ricevuta di scarto.[3]

Con riferimento ai termini per la riemissione, non vi sono chiarimenti puntuali nelle Specifiche Tecniche sulla fattura elettronica o da parte dell’Agenzia delle Entrate.[4]

In ogni caso può ritenersi che, se lo scarto implica l’inesistenza della prima fattura per il SDI, la nuova dovrà, a questo punto come se fosse la prima, tener conto delle norme generali inerenti i termini di emissione e, in particolare, quelle appena introdotte per le fatture elettroniche.

Per il primo semestre del 2019 la trasmissione dei documenti con data corrispondente a quella del momento impositivo potrà avvenire, senza alcuna sanzione, entro il termine per la liquidazione periodica del mese/trimestre di competenza. Si applicheranno invece sanzioni ridotte dell’80% nel caso di trasmissione entro la liquidazione successiva.[5]

A partire dal 1 luglio 2019, con le modifiche apportate all’Art. 21 del D.P.R. 633/1972[6], la fattura dovrà essere emessa entro dieci giorni dall’effettuazione dell’operazione indicando la data in cui questa si è verificata oltre alla data di emissione della fattura.

Fattura rifiutata dalla PA

Nel caso in cui il cliente sia una Pubblica Amministrazione, per ciascun documento correttamente recapitato è ammesso l’invio, da parte della P.A., di una “Notifica di esito committente” di accettazione o rifiuto.

Alla P.A. è data dunque la facoltà di  non accettare la fattura e di comunicarlo tramite il SDI. Ciò può avvenire entro quindici i giorni dalla data di consegna, trascorsi i quali, il SDI trasmette ad entrambe le parti (trasmittente e ricevente) una Notifica di decorrenza termini.

In tal modo il SDI comunica il buon fine del processo di ricezione e inoltro da parte del sistema relativamente a quella fattura.

La conseguenza è che l’eventuale successivo inoltro della stessa fattura comporta lo scarto in quanto, come vedremo a breve, in assenza di notifiche di rifiuto, costituisce un duplicato.

È chiaro che tutto ciò non impedisce alle parti di verificare l’esattezza della fattura ed eventualmente correggerla anche successivamente alla decorrenza dei termini di rifiuto per il SDI.

Non vi è infatti nessun obbligo per la P.A. di rendere noto al fornitore l’esito o, nel caso in cui decida di farlo, di avvalersi del SDI  e non di altri canali (pec, mail, telefono).

In ogni caso, qualora il rifiuto venga comunicato tramite il SDI, il sistema provvede a notificarlo al soggetto trasmittente.

A questo punto il soggetto emittente può adottare diverse strade.

In primo luogo, è possibile riemettere la medesima fattura (stesso numero e data) apportando le correzioni, anche in base a quanto segnalato dalla P.A. nella ricevuta di scarto.

Questa  è la strada preferita dagli enti quando non hanno ancora contabilizzato la fattura rifiutata.

Dev’essere infatti precisato che il nuovo documento non sarà scartato dal SDI in quanto duplicato perché, in base alle Specifiche Tecniche, il controllo di unicità della fattura del SDI riguarda fatture già  trasmesse e per le quali non sia stata inviata una Notifica di scarto, come già precisato sopra, oppure una Notifica di Rifiuto da parte del committente Pubblica Amministrazione.[7]

È inoltre possibile, ma non obbligatorio, procedere all’emissione di Nota di credito e riemissione della fattura corretta.

In genere la PA richiede di adottare questa procedura nel caso in cui la fattura sia stata già contabilizzata e solo dopo si sia proceduto alla verifica di correttezza del documento.

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[1] V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A – Specifiche Tecniche Versione 1.4.1., Par 1.6 e Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6, Par.5.1;

[2] V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A- Specifiche Tecniche Versione 1.4.1. – Appendice  1 Elenco dei codici errore;

[3] Ovvero, nel caso di cliente Pubblica Amministrazione, una Notifica di Rifiuto. V. Provv. D.A.E. n. 89757 – Allegato A – Specifiche Tecniche Vers.1.4.1. e Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6

[4] L’unica precisazione inserita all’interno del Provv. 89757 del 30.04.2018, riguarda il caso in cui, prima dell’emissione e notifica della ricevuta di scarto da parte del SDI, sia stata già registrata la fattura: in tal caso sarà sufficiente regolarizzare contabilmente tramite una variazione valida ai soli fini “interni” senza necessità di invio di una nota di credito al SDI.

[5] Per i contribuenti che effettuano la liquidazione periodica con cadenza mensile le disposizioni si applicano fino al 30 settembre 2019, Art.10 c.1, D.L. 119/2018;

[6] Art.11 D.L. 119/2018;

[7] Allegato B al DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio – Versione 1.6, Par.5.1.